ERP-система как неотъемлемая часть платформы электронной коммерции
ERP-система предназначена для автоматизации максимального взаимодействия всех отделов компании с целью оптимизации процесса поставок, складского и бухгалтерского учета, постановке задач внутри компании, а также минимизации потерь из-за человеческого фактора, ошибок или краж в компании. Именно поэтому ERP-система является важнейшим элементом маркетплейсов и e-commerce проектов для создания уверенного фундамента электронной торговли.
Основные задачи, которые выполняет система:
- Интегрирует алгоритм контроля и управления логистическими процессами.
- Автоматизирует процесс закупок.
- Выполняет полноценную систему контроля товарооборота в компании.
- Помогает оптимизировать складские остатки и неликвидные товары.
- Создает функционал для отслеживания прогресса сотрудников, строит финансовую аналитику по трудовым ресурсам.
- Выполняет систему организации, учета, распределения и контроля рабочих задач: по приоритету, важности, уровню доступа и полномочиям.
В результате углубленного анализа цикла бизнес-процессов в компании, особенностей проведения закупочной, финансовой, логистической и сбытовой деятельности нами была разработана гибридная система CRM/ERP c поддержкой мгновенной интеграции с веб-сайтом. Для решения поставленных задач было разработано и внедрено 5 основных модулей.
Модуль подготовки заказов
Данный модуль отвечает за корректное комплектование заказов, которые отправлены на сборку на склад. Информация в раздел поступает непосредственно из Модуля «Каталог» и Модуля «Склад».
Разбивка модуля по подразделам адаптирована под потребности заказчика, и состоит из следующих направлений заказов на сборку:
- Самовывоз.
- Регион сборки.
- Регион доставки.
- Разборка.
В рамках каждого подраздела менеджер может увидеть информацию о текущих заказах, способе их доставки, форме оплаты по заказу, габаритам (весу, числу мест).
Непосредственно в листе каждого заказа после перемещения товара с соответствующей полки склада отмечается каждый товар, который попал в заказ. Это минимизирует шанс ошибки в результате сбора заказа, а также упрощает процесс отслеживания перемещения позиций.
После этого заказ отмечается как собранный, что генерирует задачу для отдела логистики на его доставку в соответствующий регион.
Печать документов
Учитывая тот факт, что количество отправляемых товаров превышает более 1000 единиц в день, то жизненного необходимо упростить процесс создания необходимого пакета документов. Данный модуль помогает на основании заполненных клиентом данных автоматически генерировать комплект сопроводительных документов, необходимые для разного вида отправки – это избавит вас от необходимости ручного заполнения. Созданный документ автоматически сохраняется в вашей базе документов в неизменном виде, и будет доступен для просмотра и печати в любой момент. Документы, которые можно распечатать: (Путевой лист для курьера, сборочный лист, товарный чек, почтовый адресный ярлык, акт о приёме-передачи материальных ценностей).
Модуль контроля складского учета
В рамках данного модуля осуществляется комплексный контроль приходов, расходов и наличия товара на складе.
В разделе закупок отслеживается, когда и от какого поставщика поступил товар, разобран ли уже товар и оприходован (внесен в базу). Подобную информацию можно просматривать как по отдельному поставщику, так и по конкретному периоду времени, чтобы проанализировать регулярность поставок. Так же по статусу можно узнать на каком этапе находится закупка.
В разделе операций отслеживается списание товара с указанием конкретной накладной, при нажатии на которую система перевод в Модуль «Заказы». Данный раздел позволяет отследить регулярность и популярность списания конкретного товара.
В разделе остатков можно проследить, какого товара из Модуля «Каталог» (серия, поставщик, бренд) не достаточно, или, наоборот, какой товар уже длительное время на складе, что переносит его в категорию «Неликвид», где устанавливаются скидки и акции, чтобы как можно быстрее продать залежавшийся товар. Настройки данной категории устанавливают менеджеры самостоятельно, в зависимости от группы товаров, давности поступления или цены. И, наоборот, когда близится завершение товара на складе, который пользуется спросом у клиентов, менеджеру поступает напоминание и закупке такого товара у основного поставщика.
Для упрощения проведения инвентаризации выделен соответствующий раздел. Он позволяет максимально быстро отмечать пересчитанные персоналом позиции на соответствующих полках склада (каждой из которых присвоен штрихкод для упрощения поиска). Все данные по остаткам или недостаткам передаются в бухгалтерию с пометкой по соответствующему коду, поставщику. Такие позиции также отправляются в продажу по акции, либо по изменению ценовой политики согласно актуальной.
В результате, отдел может полноценно вести все процессы, максимально комментируя и отслеживая результативность в системе. Это снижает процент недостач, неликвида, потерь и даже краж благодаря мгновенной интеграции раздела системы с Модулем «Финансы».
Модуль хранения базы поставщиков
В рамках данного модуля компания может полноценно отслеживать источники поставок, тем самым получать более выгодные ценовые предложения.
В модуле компании размещена комплексная база поставщиков с комплексной информацией:
- По менеджеру поставщику;
- По контактам компании;
- По брендам, которые поставляются.
В истории контакта с поставщиком можно отследить, какие последние накладные с каким содержанием товаров поставлялись компании и по какой ценовой политике.
При этом, вся информация по накладным используются в дальнейшем для аналитики по динамике цен и объёму сбыта, что также важно в ассортиментной и сбытовой политике компании.
Модуль работы с кассой
В рамках данного модуля проводится комплексное отслеживание списаний на внутренние потребности компании по статьям расходов.
Модуль управления задачами
Данный модуль позволяет максимально повысить эффективность сотрудника в зависимости от его полномочий, возможностей, уровня доступа. Так, задачи могут формироваться автоматически при проведении соответствующего действия в разделе «Заказ» или «На сбору», либо формироваться лично руководством. Это позволяет не терять рутинные задачи, повышать ежедневную результативность сотрудника и проводить все процессы в компании по наиболее отлаженному алгоритму, который заносится непосредственно в систему.
Автоматические напоминая поступают в ряде случаев:
- обработать поступивший заказ;
- отправить заказ на сборку;
- провести контакт с одним из клиентов;
- провести закупки и пополнить остатки;
- обновить предложения по группе неликвидных товаров;
- обработать вопросы с сайта;
- обновить предложения или описания по товарам в каталоге;
- оприходовать накладную от поставщика и т.д.
Результативность ERP-системы
Индивидуальная разработка ERP-системы как части e-commerce платформы, позволяет максимально автоматизировать рутинные процессы в компании, без большого увеличения штата компании при этом, число обработанных заказов компании увеличивается постоянно. В итоге сократилось число ошибок в результате человеческого фактора, снизилось число материальных потерь и краж, увеличилась скорость взаимодействия между всеми отделами компании, минимум, в 2 раза.
