Желания и потребности клиента:
- Устранение недостатков и оптимизация работы с документами, ускорение, автоматизация документооборота;
- Управление спросом и формирование планов продаж и производства;
- Планирование потребностей в материалах. Управление запасами и закупочной деятельностью;
- Функции управления проектами. Эффективное, обоснованное планирование работы предприятия.
Проблемы
Основными проблемами, с которыми сталкивалась компания, были повторяющиеся несоблюдения сроков поставки. Это происходило из-за неправильно организованных бизнес-процессов, которые были индивидуальными для каждого структурного подразделения компании. Условия контракта учитывали только определенные процедуры, в то время как другие препятствовали соблюдению ограничений.
Еще одна важная проблема заключалась в неэффективной работе с документами, при этом подходы варьировались от учреждения к учреждению. Также было неудовлетворительным общее качество корпоративных коммуникаций.
Эти проблемы привели к острой необходимости в создании централизованной системы управления и контроля для всех удаленных бизнес-единиц.
Окончательный список требований выглядит следующим образом:
- Стандартизировать бизнес-процессы для каждого производственного объекта;
- Оптимизировать, централизовать и автоматизировать общий документооборот в компании;
- Разработать функционал, позволяющий избежать просрочки по поставке готовой продукции. Внедрить мессенджер для упрощения корпоративных коммуникаций.
Решение:
- Мы тщательно проанализировали все бизнес-процессы, используемые в разных бизнес-единицах. Нашли наиболее эффективные, а затем реализовали и адаптировали их для всей компании.
- Мы ознакомились со всеми тапами документов используемых в компании. Среди них было много лишних документов, а бумажный поток в большинстве случаев неясным и избыточным. Мы оптимизировали форму и содержание, чтобы избавить сотрудников от лишней бумажной работы. Затем мы предложили усовершенствовать правила оформления и работу с документами. Благодаря этому улучшению пользователи ERP системы могут отслеживать, на каком этапе происходит работа с документом, с кем нужно согласовать и т.д. По всем документам можно получить сведения об истории жизненного цикла каждого документа, так же есть возможность оставлять комментарии и замечания, что позволяет быстро вносить дополнения и изменения. Важным требованием было реализация исполнительской дисциплины работы с документами. Это было сделано благодаря автоматическому контролю сроков и назначению ответственных лиц. В свою очередь руководство осуществляет контроль и мониторинг исполнения документов.
- Отгружать заказы точно в срок — это была одна из крупных и проблемных задач Заказчика, которая напрямую влияла на прибыль компании из-за срывов сроков, что в свою очередь сопровождалось финансовыми потерями. Нами был разработана и внедрена система контроля исполнения поручений. С помощью это системы удалось внутри компании сократить до минимума сроки поставок продукции.
Промежуточные результаты:
Сбои в доставке
За первые шесть месяцев доля срывов сроков поставки снизилась в 2 раза.
Улучшение оформления документов
Благодаря усовершенствованию документооборота и внедрению корпоративного мессенджера количество человеческих ошибок снизилось на 87%, а уровень лояльности персонала значительно повысился.
Уровень продуктивности персонала
Уровень продуктивности персонала в течение второго полугодия после внедрения увеличился в среднем на 18%.
Дальнейшие планы:
Проект продолжается, поэтому в настоящее время мы планируем реализовать следующий функционал:
- Бюджетирование и бизнес-планирование;
- Складской контроль и управление закупками.
